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Virtuelle Hauptversammlung auch nach der Pandemie

Client Briefing Compliance Corporate Law - 


Das CovMG (Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 569, 570), das zuletzt durch Artikel 15 des Gesetzes vom 10. September 2021 (BGBl. I S. 4147) geändert worden ist.) erlaubt Aktiengesellschaften bis zum 31. August 2022, Hauptversammlungen virtuell, also ohne physische Präsenz der Aktionäre durchzuführen. Wie im Koalitionsvertrag von SPD, Bündnis 90/Die Grünen und FDP angekündigt, arbeitet das Bundesministerium der Justiz an einem Gesetz, mit dem einer Aktiengesellschaft, SE, KGaA und dem VVaG die Durchführung von virtuellen Hauptversammlungen dauerhaft gestattet werden soll. Das Ministerium hat jetzt den Referentenentwurf vorgelegt. „Wir gehen mit der virtuellen Hauptversammlung den nächsten Schritt bei der Digitalisierung des Gesellschaftsrechts. Aus einem coronabedingten Provisorium wird eine dauerhafte Möglichkeit," erklärt Bundesjustizminister Dr. Marco Buschmann. Die Bundesländer und Verbände haben Gelegenheit, bis zum 11. März 2022 Stellung zu nehmen. Wir geben einen Überblick über den Referentenentwurf.

I. Einleitung

Mit dem ARUG hat der Gesetzgeber 2009 die ersten Schritte zur Digitalisierung der Hauptversammlung unternommen. In der Praxis sind sie weitgehend unbeachtet geblieben. Die Corona-Pandemie hat den Gesetzgeber und Unternehmen gezwungen, innerhalb kurzer Zeit ganz neue Formate für eine virtuelle Hauptversammlung zu finden. Was als Notlösung geboren ist, hat sich als Chance erwiesen: Das neue Format hat das Potenzial, die inhaltliche Qualität von Hauptversammlungen zu fördern und Präsenzen zu erhöhen. Der Referentenentwurf stärkt gegenüber den COVID-Regeln die Aktionärsrechte und bietet den Unternehmen neue Formen an, die Ausübung der Aktionärsrechte zu kanalisieren.

II. Anwendungsbereich

Die neuen gesetzlichen Vorschriften werden nach gegenwärtigem Entwurfsstand anwendbar sein für

  • Aktiengesellschaften,
  • Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA),
  • Europäische Aktiengesellschaft (SE), sowohl mit monistischer als auch mit dualistischer Struktur, und
  • Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG).

Sie unterscheiden nicht zwischen börsennotierten und nicht-börsennotierten Aktiengesellschaften und sind für die genannten Rechtsformen in wesentlichen Punkten gleich. Wir stellen die neuen Regeln im Folgenden aus Sicht einer Aktiengesellschaft vor.

III. Zulassung durch Satzung

Die virtuelle Hauptversammlung erfordert gemäß § 118a Abs. 1 AktG-E deren Zulassung in der Satzung, liegt also anders als nach dem CovMG nicht mehr in der alleinigen Kompetenz von Vorstand und Aufsichtsrat. Aktiengesellschaften erhalten dadurch die Möglichkeit, im Wege eines „Opt-in“ virtuelle Hauptversammlungen, sowohl als ordentliche als auch als außerordentliche Hauptversammlung, zuzulassen. Die Satzung kann entweder selbst anordnen, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung stattfindet, oder den Vorstand zur Entscheidung ermächtigen. Inhaltliche Beschränkungen sieht der Referentenentwurf nicht vor, so dass die virtuelle Hauptversammlung auch für Beschlussfassungen über Strukturmaßnahmen, wie Umwandlungsvorgänge und Kapitalmaßnahmen, oder in Bezug auf Fälle des § 92 Abs. 2 AktG zur Verfügung steht. In beiden Fällen ist die Satzungsregelung auf fünf Jahre befristet, wird also künftig (wie etwa auch die Schaffung eines genehmigten Kapitals) zu einem regelmäßig wiederkehrenden Tagesordnungspunkt der Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften.

Praxishinweis:
Um Flexibilität zu wahren, empfiehlt es sich, dem Vorstand durch Ermächtigung die Entscheidung zu überlassen, ob er die Hauptversammlung als Präsenz- oder virtuelle Hauptversammlung durchführen will. Das dürfte – jedenfalls für börsennotierte Aktiengesellschaften – die Standardlösung in der Praxis werden.

Der Referentenentwurf enthält keine besondere Mehrheitsregelung für die Satzungsregelung. Sie kann daher mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen und des vertretenen Grundkapitals beschlossen werden, wenn die Satzung – wie häufig – Änderungen der Satzung mit einfacher Mehrheit des vertretenen Grundkapitals zulässt. Andernfalls ist die qualifizierte Mehrheit von 75 Prozent des vertretenen Grundkapitals erforderlich.

Praxishinweis:
Die Ermächtigung durch die Satzung kann etwa in die Satzungsbestimmung zum Ort und zur Einberufung der Hauptversammlung aufgenommen werden. Wir schlagen den folgenden Text vor:

"Der Vorstand wird ermächtigt vorzusehen, dass Hauptversammlungen ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten werden. Die Ermächtigung ist auf Hauptversammlungen beschränkt, die bis zum Ablauf von fünf Jahren seit der Eintragung der vorstehenden Satzungsbestimmung zur Ermächtigung in das Handelsregister stattfinden."

Im Fall der Ermächtigung ist der Vorstand nicht verpflichtet, eine virtuelle Hauptversammlung einzuberufen. Vielmehr steht es in seinem freien, gerichtlich nicht nachprüfbaren Ermessen, ob die Hauptversammlung virtuell oder als Präsenzveranstaltung abgehalten wird.

IV. Übergangsregelung

Der Gesetzgeber will den Aktiengesellschaften die Möglichkeit geben, virtuelle Hauptversammlungen ohne Unterbrechung durchzuführen.

Bis zum 31. August 2022 kann eine virtuelle Hauptversammlung nach den Vorschriften des CovMG durchgeführt werden. Einer Zulassung durch Satzungsregelung bedarf es dafür nicht. Nach Inkrafttreten des Gesetzes zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften kann der Vorstand bis zum 31. August 2023 auch ohne Zulassung in der Satzung eine virtuelle Hauptversammlung abhalten. Er benötigt dafür die Zustimmung des Aufsichtsrats. Eine Berücksichtigung der pandemischen Lage, wie sie bei der Entscheidung über die Abhaltung von Hauptversammlungen bis zum 31. August 2022 gefordert ist, ist dabei nicht notwendig. Dieser Hauptversammlung kann er die erforderliche Satzungsänderung für die nächsten fünf Jahre zur Beschlussfassung vorlegen.

Praxishinweis:
Aus gegenwärtiger Sicht gibt es ein "Regelungsvakuum" nur für Gesellschaften, die eine virtuelle Hauptversammlung nach dem 31. August 2022 und vor dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes abhalten wollen. Sie müssen eine Präsenzhauptversammlung durchführen. Das Vakuum entsteht nicht, wenn das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen vor dem 31. August 2022 und damit vor Auslaufen des CovMG in Kraft tritt. Gesellschaften, die die erforderliche Satzungszulassung auch bis zum 31. August 2023 nicht in die Satzung aufnehmen, müssen vor der ersten virtuellen Hauptversammlung zwingend eine Präsenzhauptversammlung abhalten.

V. Acht Kernvoraussetzungen

Die Gesellschaft hat bei einer virtuellen Haupt­versammlung acht Kernvoraussetzungen zu beachten (vgl. § 118a AktG-E).

1.   Übertragung in Bild und Ton

Die gesamte Versammlung muss in Bild und Ton übertragen werden (§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AktG-E). Die gesetzliche Rege­lung ist notwendig, in der Sache aber eine Selbstverständlichkeit. Es gab in der Vergan­genheit auch bei Präsenzhauptversammlungen einen klaren Trend, die Versammlung jedenfalls teilweise im Internet zu übertragen. Es handelt sich – auch nach den Erfahrungen mit der virtuellen Hauptversammlung nach dem CovMG – nicht um eine wesentliche Neuerung. Aus rechtlicher Sicht interessiert in erster Linie, zu welchen rechtlichen Folgen Störungen der Übertragung führen (dazu unter VI.) und in welche Kommunikationsmöglichkeiten den Aktionären während der Hauptversammlung eröffnet werden müssen (dazu unter IV. 7.).

Die Gesellschaft kann den Zugang zur Über­tragung in Bild und Ton davon abhängig ma­chen, dass sich die Aktionäre ordnungsgemäß zur Teilnahme an der Hauptversammlung ange­meldet haben. Es haben dann nur angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten Zugang zu der Übertragung. Das Gesetz legt die Art der Übertragung nicht fest. Ein Live-Stream über das Internet ist ebenso zulässig wie eine Videokonferenz und andere Formen der Übertragung.

2.   Stimmrechtsausübung

Den Aktionären muss die Stimmrechtsaus-übung im Wege elektronischer Kommunikation, namentlich über elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl, sowie Vollmachtsertei­lung ermöglicht werden (§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 AktG-E). Letztere muss in jedem Fall, mithin unabhängig davon ob die elektronische Teilnahme oder elektronische Briefwahl vorgesehen wird, angeboten werden. Eine schriftliche Briefwahl kann – wie auch bisher häufig praktiziert – zusätzlich angeboten werden.

Die Gesellschaft kann, muss aber keine elektronische Teilnahme von Aktionären vorsehen. Wenn sich die Gesellschaft für eine elektronische Teilnahme der Aktionäre entscheidet, muss sie für alle Aktionäre eine Zwei-Wege-Direktverbindung bereithalten. Praktisch umsetzbar und denkbar ist eine elektronische Teilnahme wohl insbesondere bei Aktiengesellschaften mit kleinem Anteilseignerkreis, namentlich nicht börsennotierten Aktiengesellschaften, die Namensaktien ausgegeben und einen überschaubaren Aktionärskreis haben. Sie können ihre Aktionäre etwa zur Teilnahme per Videokonferenz (beispielsweise MS-Teams oder Zoom) einladen. Der Versammlungsleiter kann dann in der Videokonferenz durch Nachfrage oder Handzeichen abstimmen lassen. Er kann auch eine Abstimmung im Wege elektronischer Kommunikation vornehmen, etwa per elektronischer Briefwahl oder durch einen Abstimmungsbutton im Online-Service, muss aber neben der elektronischen Teilnahme nicht eine weitere elektronische Abstimmung vorsehen. Bei Aktiengesellschaften mit größerem Aktionärskreis bleibt abzuwarten, ob und welche technischen Lösungen die HV‑Dienstleistungs-unternehmen für eine elektronische Teilnahme bereitstellen. Weniger die Abstimmung dürfte eine Herausforderung sein, als vielmehr die sichere Herstellung der technischen Voraussetzungen für eine elektro­nische Teilnahme, insbesondere einer Zwei-Wege-Direktverbindung mit allen Aktionären.

Entscheidet sich die Gesellschaft nicht für eine elektronische Teilnahme, muss die Stimmrechtsausübung im Wege elektronischer Kommunikation, jedenfalls mittels elektronischer Briefwahl und ferner die Vollmachtserteilung zulassen. Für die Voll­machtserteilung gelten die allgemeinen Regeln aus § 134 Absatz 3 AktG und § 135 AktG.

3.   Antragsrecht

Ein wesentlicher Kritikpunkt an der virtuellen Hauptversammlung nach dem CovMG war, dass den Aktionären die Ausübung des Antragsrechts nicht möglich war. Für Gegenanträge und Wahlvorschläge hat der Gesetzgeber schließlich die Regel eingeführt, dass sie, wenn sie den Aktionären nach § 126 AktG zugänglich zu machen waren, als gestellt gelten; Geschäftsordnungsanträge waren hingegen nicht möglich, da sie mangels Präsenz nicht in der Hauptversammlung gestellt werden konnten. Beide Aktionärsrechte – das Recht, Anträge oder Gegenanträge zu stellen – bessert der Referentenentwurf mit §§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3, 126 Abs. 4 AktG nach.

Den Aktionären muss das Recht eingeräumt werden, in der virtuellen Hauptversammlung Anträge im Wege elektronischer Kommu­nikation zu stellen (zu Gegenanträgen sogleich). Die Übermittlung im Vorfeld der Hauptversammlung ist nicht ausreichend. Der Antrag muss wie in der Präsenz-Hauptversammlung während der Versammlung gestellt werden. Zur Umsetzung bietet sich ein Textfeld im Aktionärsportal an. Die Antragstellung durch elektronische Zuschaltung in der Hauptversammlung oder an eine angegebene Emailadresse ist aber ebenso zu­lässig.

Besondere Regeln gelten für Gegenanträge. Sie sind den Aktionären – schon nach gelten­dem Recht – im Vorfeld der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Wie im CovMG vorge­sehen, gelten sie aufgrund einer Fiktionslösung ab Zugänglichmachung als gestellt. Die Gesellschaft muss den Aktionären ab diesem Zeitpunkt – auch das ist bei Gesellschaften, die die Briefwahl zulassen, nicht neu – die Möglichkeit einräumen, ihre Stimme zu den Gegenanträgen schon vor der Hauptversammlung abzugeben (§ 126 Abs. 4 Satz 2 AktG-E). In der Versammlung selbst können Gegenanträge nicht mehr gestellt werden, sofern dies nicht in der Einberufung ausdrücklich gestattet wird.

Aus der Gesetzesbegründung ergibt sich, dass dies auch (wie bereits unter dem CovMG) für Wahlvorschläge nach § 127 AktG gilt, die der Referentenentwurf nicht ausdrücklich erwähnt.

Für die Aktionäre bedeutet dies, dass sie lernen müssen, zwischen Anträgen und Gegen­anträgen zu unterscheiden. Erstere können nur in der Hauptversammlung, letztere nur vor der Hauptversammlung und, so ist die Neuregelung des § 126 Abs. 4 AktG-E aufgrund der Bezugnahme auf Abs. 1 zu verstehen, während der gesetzlichen Gegenantragsfrist, gestellt werden können.

4.   Auskunftsrecht

Der Gesetzgeber schreibt das Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 131 AktG für den Fall der virtuellen Hauptversammlung fort, indem den Aktionären das Recht eingeräumt wird, Fragen im Wege elektronischer Kommuni­kation vor der Hauptversammlung einzuräumen (§§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4, 131 Abs. 1a AktG-E). Das Auskunftsrecht in der virtuellen Hauptversammlung unterscheidet sich aber erheblich von dem Auskunftsrecht in einer Präsenz-Hauptversammlung. Insbeson­dere wird das Fragerecht weiter in das Vorfeld der Hauptversammlung verlagert, da der Gesetzgeber insoweit eine Steigerung der Qualität der Fragenbeantwortung aus der Erfahrung mit dem CoVMG sieht. Zu erwähnen ist ferner:

  • Der Vorstand kann den Aktionären in der Einladung zur Hauptversammlung vorgeben, dass sie Fragen bis spätestens vier Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen haben. Für die Fristberechnung gilt die allgemeine Bestimmung des § 121 Abs. 7 AktG. Die Rechte der Aktionäre in der Hauptversammlung sind auf das Recht zur Nachfrage (dazu sogleich) beschränkt.
  • Der Vorstand kann den Umfang der Fragen in der Einberufung angemessen beschränken.
  • Die ordnungsgemäß eingereichten Fragen müssen allen Aktionären zugänglich gemacht werden.
  • Den Aktionären ist in der Hauptversammlung, naturgemäß zeitlich im Anschluss an die Beantwortung der vorab eingereichten Aktionärsfragen, ein Nachfragerecht einzuräumen. Nachfragen können, wie schon der Begriff deutlich macht, nicht zu neuen Gegenständen gestellt werden, sondern nur zu den bereits im Vorfeld gestellten Aktionärsfragen und den Antworten des Vorstands. Das Nachfragerecht kann unter den in § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG geregelten Voraussetzungen wie in der Präsenz-Hauptversammlung zeitlich angemessen beschränkt werden. Die Zuständigkeit liegt während der Hauptversammlung beim Versammlungsleiter.

5.    Bericht des Vorstands

Den Aktionären ist der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt bis spätestens sechs Tage vor der Versammlung zugänglich zu machen (§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 AktG-E). Das ist eine neue Regelung, die zum Teil heute schon gelebte Praxis ist. In der Präsenz-Hauptversammlung ist der Bericht ausschließlich in der Hauptversammlung selbst vorzutragen. Der Gesetzgeber will den Aktionären damit eine Informationsmöglichkeit bereit im Vorfeld der Hauptversammlung verschaffen. Tatsächlich dürfte die Vorab-Berichterstattung den Stellenwert der Hauptversammlung eher vermindern, denn die Presse wird mit ihrer Berichterstattung nicht bis zum Tag der Hauptversammlung zuwarten. Aktionäre haben zwei Tage Zeit, den Bericht des Vorstands auszuwerten und Fragen vorzubereiten.

6.   Stellungnahme von Aktionären

Den Aktionären ist das Recht einzuräumen, Stellungnahmen nach der neuen Vorschrift des § 130a AktG-E im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen (§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 6 AktG-E). Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Der Vorstand hat daher über die Ausgestaltung zu entscheiden (schriftliche Stellungnahmen und / oder Videobotschaften). Der Vorstand kann den Umfang in der Einladung zur Hauptversammlung angemessen beschränken (Zeichenanzahl bei schriftlichen Stellungnahme bzw. Minutenzahl bei Videobotschaften).

Praxishinweis:
Schon wegen Unklarheiten in der Gesetzesbegründung wird sich empfehlen, jedenfalls die Stellungnahme in Textform (§ 126b BGB) zu ermöglichen.

Die Stellungnahmen sind bei der Gesellschaft spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung einzureichen und wie Gegenanträge allen Aktionären zugänglich zu machen.

7.   Redemöglichkeit in der Versammlung

Den Aktionären ist eine Redemöglichkeit in der Versammlung im Wege der Videokommunikation nach § 130a Abs. 4 AktG-E einzuräumen (§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 AktG-E). Diese Anforderung soll dazu beitragen, dass auch die virtuelle Hauptversammlung über ein Element der Debatte verfügt. Die Redemöglichkeit ist allerdings stark reguliert und unterscheidet sich damit von dem Rederecht in einer Präsenz-Hauptversammlung. Von dem Rederecht kön­nen nur Aktionäre Gebrauch machen, wenn sie sich bis spätestens vier Tage vor der Versamm­lung für einen Redebeitrag angemeldet haben (gesonderte Anmeldung, die von der Anmeldung zur Hauptversammlung zu unterscheiden ist). Die Gesellschaft kann in der Einberufung einen angemessenen Gesamtzeitraum für die Redebeiträge aller Aktionäre und eine angemessene Anzahl der zuzulassenden Redebeiträge festlegen. Im Fall einer Beschränkung der zuzulassenden Redebeiträge gilt hinsichtlich der Zulassung der der Grundsatz "first come first serve": Die Redebeiträge werden daher entsprechend der Reihenfolge der Anmeldungen zugelassen. Ein Anspruch des Aktionärs auf Zulassung besteht insofern nicht.

Praxishinweis:
Das Gesetz stellt nicht klar und die Gesetzesbegründung erläutert nicht, ob ein Aktionär, der seinen Aktienbesitz auf verschiedene Gesellschaften verteilt hat, ein mehrfaches Rederecht geltend machen kann und so einen ganz übermäßigen Einfluss auf die Debatte gewinnt.

In der Hauptversammlung selbst entscheidet der Versammlungsleiter über die Vortragsreihenfolge; die Anmeldungsreihenfolge ist ohne Belang. Das Gesetz untersagt, Fragen und Nachfragen sowie Anträge in den Redebeiträgen zu stellen (vgl. § 130a Abs. 7 AktG-E). Ob das Gesamtkonzept die Attraktivität der virtuellen Hauptversammlung tatsächlich erhöht, erscheint eher zweifelhaft. Es ist im Gegenteil zu befürchten, dass Aktionäre, die nicht zur Tagesordnung sprechen und auch nicht dazu sprechen wollen oder sonstige Sonderpositionen vertreten, erheblichen Einfluss auf den Verlauf der "Rederunde" gewinnen. Angesichts der Beschränkungsmöglichkeit der Redemöglichkeit über die Hauptversammlungseinladung überrascht, dass es dem Versammlungsleiter ausweislich der Gesetzesbegründung unbenommen bleiben soll, nicht nur den in der Einberufung festgelegten Gesamtzeitraum weiter zu verkürzen, sondern das Rederecht entsprechend des für die Präsenz-Hauptversammlung geltenden § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG während der Versammlung weiter zu beschränken.

8.    Widerspruch

Den Aktionären ist die Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzuräumen (§ 118 Abs. 1 Satz 1 Nr. 8 AktG-E).

VI. Die virtuelle Hauptversammlung in zeitlicher Reihenfolge

1.     Einberufung

Bei einer virtuellen Hauptversammlung muss den Aktionären nicht mehr mitgeteilt werden, an welchem Ort die Hauptversammlung stattfindet (§ 121 Abs. 4b Satz 1 AktG-E). Das leuchtet unmittelbar ein, denn wichtig ist allein die Angabe, wie sich die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten elektronisch zur Versammlung zuschalten können.

Es stellt sich die Frage, ob auch die Satzungsregelungen zum Versammlungsort nicht mehr anwendbar sind. Das ist wohl anzunehmen. Da das Gesetz keine Regelung trifft, sollte allerdings eine Klarstellung in der Satzung vorgenommen werden.

Praxishinweis:
Vorschlag für eine klarstellende Satzungsregelung:

"Soweit die Hauptversammlung nicht als virtuelle Hauptversammlung ohne Präsenz der Aktionäre abgehalten wird, findet sie am Sitz der Gesellschaft, an einem deutschen Börsenplatz oder in einer deutschen Stadt mit mehr als 100.000 Einwohnern statt."

Entsprechend der Unternehmenspraxis, wie sie sich unter dem CovMG entwickelt hat, schreibt der neue § 121 Abs. 4b-E vor, dass in der Einberufung darauf hinzuweisen ist, dass eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung ausgeschlossen ist.

In der Einberufung der Hauptversammlung sind weiter die folgenden Angaben zu machen:

  • Firma und den Sitz der Gesellschaft sowie Zeit der Hauptversammlung und die Tagesordnung;
  • börsennotierte Aktiengesellschaften haben das Verfahren der Stimmabgabe anzugeben, und zwar zum einen in Bezug auf Bevollmächtigte und zum anderen in Bezug auf die Stimmrechtsausübung im Wege der elektronischen Kommunikation; falls neben der elektronischen Briefwahl auch die schriftliche Briefwahl zugelassen ist, sind auch diesbezügliche Angaben erforderlich;
  • Angaben zu den Aktionärsrechten und zur Internetseite der Gesellschaft;
  • Hinweis auf die Behandlung von Gegenanträgen in der virtuellen Hauptversammlung (§ 126 Abs. 4 AktG-E) sowie, falls der Vorstand eine Frist für das Auskunftsrecht der Aktionäre vorsieht, Hinweis auf die Behandlung solcher Fragen (§ 131 Abs. 1a-1d AktG-E).

2. Zeit bis zur Hauptversammlung

In der Zeit zwischen Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung kommt es zu einem Nebeneinander von bekannten und neuen, nur für die virtuelle Hauptversammlung geltenden Vorschriften:

  • Tagesordnungserweiterung: Die gesetzlichen Vorschriften über das Verlangen einer Aktionärsminderheit zur Einberufung einer Hauptversammlung oder zur Erweiterung der Tagesordnung sind unverändert anwendbar. Wenn ein Aktionär durch gerichtliche Entscheidung zur Einberufung einer Hauptversammlung ermächtigt wird, kann er die Hauptversammlung dann als virtuelle Hauptversammlung einberufen? Muss er dies möglicherweise?
  • Anmeldung: Die gesetzlichen Vorschriften und Satzungsregeln über die Anmeldung zu Hauptversammlung bleiben unverändert.
  • Mitteilungen nach § 125 AktG: Die Pflicht des Vorstands, die Einberufung der Hauptversammlung den in § 125 Abs. 1 AktG aufgeführten Adressaten mindestens 21 Tage vor der Versammlung mitzuteilen, gilt auch für die virtuelle Hauptversammlung.
  • Gegenanträge und Wahlvorschläge: Wie dargestellt, modifiziert der Referentenentwurf das Recht der Gegenanträge und Wahlvorschläge für die virtuelle Hauptversammlung; die Fristen für deren Zugänglichmachung bleiben allerdings unberührt.
  • Bericht des Vorstands: Neu ist, wie oben dargestellt, dass der Bericht des Vorstands oder dessen wesentlicher Inhalt bis spätestens sechs Tage vor der Versammlung zugänglich gemacht werden muss.
  • Aktionärsfragen: Wie bei virtuellen Hauptversammlungen nach den CovMG werden die Gesellschaften voraussichtlich von der Möglichkeit Gebrauch machen, Aktionärsfragen nur im Vorfeld der Hauptversammlung entgegenzunehmen und Nachfragen nur in begrenztem Umfang zuzulassen.
  • Schließung des Aktienregisters: Die neuen Vorschriften für eine virtuelle Hauptversammlung führt zu keinen rechtlichen Änderungen.

3. Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Das Gesetz regelt anders als das CovMG, wer am Ort der Hauptversammlung anwesend sein muss:

  • der Versammlungsleiter
  • alle Vorstandsmitglieder, leider bisher ohne die Möglichkeit der Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung
  • alle Mitglieder des Aufsichtsrats, mit Möglichkeit der Teilnahme im Wege der Bild- und Tonübertragung
  • der Notar zur Aufnahme der Sitzungsniederschrift
  • in praktisch seltenen Ausnahmefällen: der Abschlussprüfer

Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können am Ort der Hauptversammlung teilnehmen. Das entspricht der Praxis bei virtuellen Hauptversammlungen nach dem CovMG.

Die Gesellschaft kann die elektronische Teilnahme von Aktionären in der Hauptversammlung vorsehen, muss sie aber nicht zulassen. Wenn sich die Gesellschaft für eine elektronische Teilnahme der Aktionäre entscheidet, muss sie für alle Aktionäre eine Zwei-Wege-Direktverbindung bereithalten. Praktisch umsetzbar und denkbar ist das vor allem bei Aktiengesellschaften mit kleinem Anteils­eignerkreis. Sie können ihre Aktionäre etwa zur Teilnahme per Videokonferenz einladen. Bei Aktiengesellschaften mit größerem Aktionärskreis bleibt abzuwarten, ob und welche technischen Lösungen die HV-Dienstleistungsunternehmen für eine elektronische Teilnahme bereitstellen. Weniger die Abstimmung dürfte eine Herausforderung sein, als vielmehr die sichere Herstellung der technischen Voraussetzungen für eine elektro­nische Teilnahme, insbesondere einer Zwei-Wege-Direktverbindung mit allen Aktionären.

Der Ablauf der Hauptversammlung wird in hohem Maße vorgegeben sein. Denn das Recht der Aktionäre, Stellungnahmen in der Hauptversammlung vorzutragen und Nachfragen zu stellen, wird durch die neuen gesetzlichen Regeln zur virtuellen Hauptversammlung stark kanalisiert. Es zeichnet sich ab, dass sich die Chronologie von Hauptversammlungen verändern wird.

Praxishinweis:
Die Grobgliederung des Versammlungsverlaufs kann künftig wie folgt aussehen:

  • Begrüßung durch den Versammlungsleiter; die organisatorischen Hinweise werden künftig kürzer ausfallen, da sie auf der Internetseite der Gesellschaft oder im Online-Service abrufbar sein werden.
  • Bericht des Vorstandsvorsitzenden.
  • Bericht des Aufsichtsrats.
  • Beantwortung der im Vorfeld übermittelten Aktionärsfragen.
  • Einräumung der Möglichkeit, Nachfragen zu stellen.
  • Einräumung der Möglichkeit, Stellungnahme vorzutragen (während dieser Zeit kann das Back Office bereits die Beantwortung von Nachfragen vorbereiten).
  • Beantwortung von Nachfragen.
  • Schließung der elektronischen Abstimmungsmöglichkeit.
  • Feststellung der Beschlussergebnisse.
  • Beendigung der Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter.

Eine Änderung gibt es auch für die Führung des Teilnehmerverzeichnisses, in das alle im Wege elektronischer Zuschaltung teilnehmenden Aktionäre und deren Vertreten aufzunehmen sind. Briefwähler sind, so ist die Begründung des Referentenentwurfs zu verstehen, unverändert nicht aufzunehmen.

VII. Anfechtung

Um die Anfechtungsrisiken für die Gesellschaften abzumildern, ist eine Neufassung von § 243 Abs. 3 AktG sowie eine Ergänzung des § 245 AktG vorgesehen. Insbesondere im Falle technischer Störungen sollen Anfechtungsmöglichkeiten begrenzt werden, um die Risiken für Emittenten in einem beherrschbaren Rahmen zu halten. Technische Probleme waren schon unter dem CoVMG kaum zu beobachten. Ungeachtet dessen sollten insbesondere börsennotierte Gesellschaften (weiterhin) Hauptversammlungsdienstleister hinzuziehen, auch weil dieser Umstand einem Verschulden von technischen Störungen entgegensteht.

Bislang sieht der Referentenentwurf kein Freigabeverfahren vor. Dies ist insbesondere für den Fall relevant, in dem die Wirksamkeit der Satzungsermächtigung über den „Opt-in“ angegriffen wird. Es wäre wünschenswert, dass der Gesetzgeber in dieser Hinsicht nachbessert.

VIII. Fazit

Der Referentenentwurf stellt eine gelungene Fortentwicklung der aufgrund der COVID-Pandemie eingeführten virtuellen Hauptversammlung dar. Aufbauend auf den positiven Erfahrungen mit dem digitalen Format wird die Ausübung der Aktionärsrechte, die zu einem der Kritikpunkte des CoVMG zählte, gestärkt und den Gesellschaften eine rechtssichere Alternative zur Präsenz­ver­sammlung an die Hand gegeben.

Diese Mandanteninformation beinhaltet lediglich eine unverbindliche Übersicht über das in ihr adressierte Themengebiet. Sie ersetzt keine rechtliche Beratung. Als Ansprechpartner zu dieser Mandanteninformation und zu Ihrer Beratung stehen gerne zur Verfügung:

Professor Dr. Jochem Reichert
Christian Gehling
Dr. Nicolas Ott
Dr. Cäcilie Lüneborg
Dr. Marc Löbbe
Dr. Michaela Balke
Dr. Matthias Heusel
Dr. Maximilian Goette

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