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Mandanteninformation

Nachweispflichten im Arbeitsverhältnis - Bußgeld droht!

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Am 23. Juni 2022 wurde das Gesetz zur Umsetzung einer EU-Richtlinie über transparente und vorher-sehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union vom Bundestag beschlossen. Von diesem Gesetz ist primär das Nachweisgesetz (NachwG) betroffen, das Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages aufzuzeichnen. Bislang galt das NachwG als weniger rele-vant. Dies ändert sich jedoch vor allem dadurch, dass Verstöße gegen das NachwG nun bußgeldbe-wehrt sein werden. Es ist daher dringend zu empfehlen, die neuen (und alten) Vorgaben des NachwG umzusetzen. Wenn der Bundesrat seine Zustimmung erteilt, tritt das Gesetz bereits am 1. August 2022 in Kraft. Damit verbleibt Arbeitgebern nicht mehr allzu viel Zeit, die erforderlichen Änderungen der Musterverträge vorzunehmen.

A. Einführung

Aus der Gesetzesnovelle ergeben sich Neuerungen insbesondere in Bezug auf:

1. Erweiterungen der Nachweis- und Informationspflichten

2. Verkürzung bestehender Fristen

3. Nachweise bei Altverträgen

4. Sanktionen

5. Änderungen des TzBfG, des AÜG sowie der GewO

B. Zu den Anpassungen im Einzelnen

1. Zwingender Inhalt von Arbeitsverträgen („Nachweispflichten“)

Die bestehenden Regelungen des NachwG werden durch das Änderungsgesetz lediglich ergänzt und angepasst. Bestehen bleibt insbesondere die Regelung, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen sind, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen ist. Die Erfüllung der Pflichten durch ein digitales Dokument mit elektronischer Signatur oder den Scan eines unterschriebenen Dokuments bleibt damit weiterhin ausgeschlossen.

Im Interesse der Übersichtlichkeit stellen wir hier nur die wesentlichen Pflichten dar, die aufgrund der Reform neu hinzutreten. Ein großer Teil der neuen Nachweispflichten wird durch die von SZA in der Vergangenheit erstellten Vertragsmuster bereits abgedeckt. Eine Erleichterung ist auch, dass es nach wie vor zulässig bleibt, auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zu verweisen, ohne deren Inhalt zusammenfassen zu müssen.

Allerdings werden unter bestimmten Aspekten Anpassungen der bislang gängigen Vertragsmuster erforderlich werden:

  • Neben der vereinbarten Arbeitszeit müssen nunmehr auch die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen nachgewiesen werden. Soweit keine kollektiven Regelungen bestehen, droht daher bei dem Thema Arbeitszeit zusätzlicher Aufwand.
  • Sofern Arbeit auf Abruf vereinbart ist, müssen die Modalitäten in Zukunft nachgewiesen werden.
  • Im Hinblick auf Kündigungsbedingungen treten neue Belehrungspflichten hinzu: Das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren muss dargestellt werden. Dazu gehört mindestens: das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; sicherheitshalber empfehlen wir auch einen Hinweis auf die Rechtsfolgen bei Versäumnis der letztgenannten Frist. Es reicht in diesem Zusammenhang allerdings aus, auf die gesetzlichen Regelungen und die einschlägigen kollektivvertraglichen Vereinbarungen zu verweisen.
  • Im Falle einer Tätigkeit des Arbeitnehmers im Ausland über mind. 4 Wochen und im Falle der Arbeitnehmerentsendung muss der Arbeitgeber weitere Nachweis- und Informationspflichten erfüllen
  • Ferner ist ein Hinweis nicht mehr nur auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen notwendig; sondern ggf. auch auf allgemeine Vertragsregelungen im Bereich der kirchlichen Arbeitgeber (AVR) – wobei in diesem Bereich die vertragliche Bezugnahme ohnehin Standard ist.
  • Schließlich sind, soweit ein Anspruch auf eine betriebliche Altersvorsorge besteht, grds. Name und Anschrift des Versorgungsträgers aufzuführen. Für den Fall, dass dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf eine Fortbildung eingeräumt wird, ist auch dieser in den Nachweis aufzunehmen.

2. Fristen

Der Arbeitgeber hat nicht mehr – wie bislang – einen Monat ab Beginn des Arbeitsverhältnisses Zeit, um die Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen. Künftig gilt eine gestaffelte Regelung:

  • Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie vereinbarter Arbeitszeit nachgewiesen werden;
  • Spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses müssen u.a. der Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Probezeit, der Arbeitsort, eine Leistungsbeschreibung, und die Anordnungsmöglichkeit von Überstunden nachgewiesen werden;
  • Die übrigen Angaben sind spätestens innerhalb eines Monats auszuhändigen.

In der Praxis dürfte dies dazu führen, dass der vollständige Nachweis vorverlagert wird und eine Aufnahme in den Arbeitsvertrag zur Vereinfachung stark anzuraten ist – auch wenn dies bedeutet, dass der Arbeitsvertrag in Schriftform abgeschlossen werden muss.

Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer nicht mehr spätestens innerhalb eines Monats mitzuteilen, sondern an dem Tag, an dem sie wirksam wird.

3. Altverträge

Arbeitnehmer mit Verträgen, die vor dem 1. August 2022 abgeschlossen wurden, haben ebenfalls einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die erweiterten Nachweispflichten erfüllt. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber aber nur auf Verlangen des Arbeitnehmers tätig werden.

4. Sanktionen

Ein Verstoß gegen die Nachweispflichten hat voraussichtlich auch weiterhin keine unmittelbaren Auswirkungen auf die materielle Wirksamkeit der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsverhältnisses. Wichtig wird die Einhaltung der Vorschriften aber bereits mit Blick auf die neu hinzutretenden Bußgeldvorschriften: Verstöße gegen das NachwG können mit einer Geldbuße von bis zu € 2.000,- geahndet werden.

5. Weitere Änderungen

Im Teilzeit- und Befristungsgesetz wird u.a. geändert, dass eine Probezeit in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses und zur Art der Tätigkeit stehen muss. Eine Probezeitvereinbarung von 6 Monaten wird daher bei kurzen Befristungen nicht mehr zulässig sein. Die Neuregelung ändert allerdings nichts an der 6-monatigen Wartezeit für den Eintritt von Kündigungsschutz; Auswirkungen ergeben sich daher allein mit Blick auf die einzuhaltende Kündigungsfrist.

Außerdem kann ein Arbeitnehmer, dessen befristetes Arbeitsverhältnis bereits länger als 6 Monate bestanden hat, dem Arbeitgeber den Wunsch nach einem unbefristeten Arbeitsverhältnis mitteilen. Auf einen solchen Wunsch muss der Arbeitgeber innerhalb eines Monats antworten und die Antwort begründen. Beide Mitteilungen unterliegen der Textform.

Im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz gilt nunmehr die Vorgabe, dass dem Leiharbeitnehmer vor jeder Überlassung die Firma und Anschrift des Entleihers, dem er überlassen wird, in Textform mitzuteilen ist. Ferner haben Leiharbeitnehmer gegenüber Entleihern, denen sie 6 Monate oder länger überlassen werden, einen Anspruch darauf, dass ein schriftlich geäußerter Wunsch, mit dem Entleiher einen Arbeitsvertrag abzuschließen, unter Angabe von Gründen in Textform beantwortet wird.

Welche zivilrechtliche Sanktion eine Missachtung der o.g. „Antwortpflicht“ nach sich ziehen wird, ist noch unklar.

C. Fazit

Bisher gängige Arbeitsvertragsmuster berücksichtigen zwar in der Regel bereits den Großteil der neuen Anforderungen, aber nicht alle neuen Anforderungen, und sollten daher für Neuabschlüsse aktualisiert werden.

Für Ausbildungsverträge sind aufgrund paralleler Änderungen des Berufsbildungs­gesetzes (BBiG) ähnliche, ebenfalls bußgeldbewehrte Pflichten zu beachten.

DATEIEN:
2022-07-05_Mandanteninformation_NachwG.pdf 273 KB